Tugas Softskill Komunikasi Bisnis yang ke - 2

nama : Anggita W.P

kelas : 4EA42

NPM : 11214246

Perencanaan Pesan Bisnis

                                                                       

Perencanaan pesan bisnis adalah proses komposisi penyusunan pesan bisnis. Proses itu sendiri terdiri dari perencanaan tujuan audiens, ide, saluran; pengorganisasian ide; membuat draf, merangkai kata / kalimat / paragraph; dan merevisi.

Dalam organisasi bisnis, berbagi kegiatan komunikasi terjadi setiap hari, baik lisan maupun tertulis. Mulai dari kegiatan komunikasi yang sangat sederhana samapai pada kegiatan komunikasi yang rumit dan kompleks. Misalnya, membuat memo, merevisi draft surat, mengetik e-mail, membuat laporan, menyiapkan surat tanggapan atas keluhan pelanggan, membuat surat perjanjian, dan lain-lain. Semua kegiatan komunikasi itu saling bersaing untuk memperoleh perhatian penerima. Oleh karena itu, pesan bisnis diupayakan selalu lebih menarik dibandingkan yang lain atau lebih baik dibandingkan sebelumnya.

Penentuan ide pokok untuk menemukan cara mencapai tujuan tertentu bisa dilakukan dengan brainstorming. Brainstorming dilakukan melalui beberapa cara : story teller tour, random list, CFR (Conclusion Finding Recommendation)Worksheet, question and answer chain, dan journalist approach. Dalam seleksi saluran perlu dipertimbangkan beberapa hal yaitu tingkat kepentingan, formalitas, kompleksitas,kerahasian, emosi, biaya, dan harapan audiens.

Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis.

Perencanaan pesan bisnis terdiri dari:

1.      Penentuan Proses Komposisi

Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu; merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi. Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :

a.       Perencanaan Pesan

Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan tersebut meliputi :

·         Penentuan tujuan

·         Analisis audiens

·         Penentuan ide pokok

·         Pemilihan saluran dan media

b.      Penyusunan Pesan

Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :

·         Mengorganisasikan pesan:

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.

·         Memformulasikan pesan

Ketika menyusun naskah untuk pertama kali, hal-hal yang harus diperhatikan adalah gaya dan nada. Walaupun dapat diperhalus dalam tahap revisi, gaya dan nada sebaiknya ditentukan sejak awal untuk menghemat waktu penulisan ulang. Pilihan kata – kata disesuaikan dengan nada yang dikehendaki.

c.       Revisi

Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap revisi pesan adalah :

·         Menyunting pesan

·         Menulis ulang pesan

·         Memproduksi pesan

·         Mencetak pesan

2.      Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi. Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi perusahaan. Pesan-pesan yang disampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu menjaga dan meningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will, setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat diukur, dan tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.

Penentuan tujuan terdiri dari beberapa penjelasan, yaitu:

a.       Mengapa tujuan harus jelas, tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan untuk mencapai tujuan yang dikehendaki. Di samping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses membantu pengambilan keputusan yang mencakup, antara lain:

·         Keputusan untuk meneruskan pesan

·         Keputusan untuk menanggapi audiens

·         Keputusan untuk memusatkan isi pesan

·         Keputusan untuk menetapkan media yang akan digunakan

b.      Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum ada 3 tujuan komunikasi bisnis. Berikut ini tujuan – tujuan komunikasi bisnis, yaitu:

·         Memberi informasi (informing) adalah tujuan pertama dalam komunikasi bisnis memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang yang ada.

·         Membujuk atau persuasi (persuading) adalah tujuan kedua komunikasi bisnis  memberikan persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.

·         Melakukan kerjasama (collaboration) adalah tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis melakukan kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.

c.       Cara menguji tujuan

Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatu tujuan tersebut sudah baik atau belum, diperlukan pengujian dengan 4 pertanyaan sebagai berikut:

·         Apakah tujuan tersebut realistik? (Dalam arti bahwa ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat disesuaikan dengan kemampuan yang ada, seperti kemampuan finansial, manajerial, sumber daya, dan teknis operasional)

·         Apakah waktunya tepat? (Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya dipertimbangkan masalah ketepatan waktu)

·         Apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat? (Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak untuk menyampaikan suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektivitas penyampaian suatu pesan)

·         Apakah tujuannya selaras dengan tujuan organisasi perusahaan? (tujuan penyampaian suatu pesan hendaknya mengacu pada tujuan organisasi secara keseluruhan)

3.      Analisis Audience

Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan, audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima. Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.

a.       Cara mengembangkan profil audience

·         Menentukan ukuran dan komposisi audience

·         Siapa audiencenya

·         Reaksi audience

·         Tingkat pemahaman audience

·         Hubungan komunikator dengan audience

b.      Cara Memuaskan Audience akan Kebutuhan Informasi

·         Temukan atau cari apa yang diinginkan oleh audience

·         Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan

·         Berikan semua informasi yang diperlukan

·         Pastikan bahwa informasinya akurat

·         Tekankan ide-ide yang paling menarik bagi audience

c.       Cara Memuaskan Kebutuhan Motivasional Audience

Beberapa jenis pesan bertujuan memotivasi audience untuk mau mengubah perilaku mereka. Akan tetapi, pemberian motivasi ini sering kali mengalami hambatan. Hal ini disebabkan kecenderungan dari audience untuk tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang baru. Salah satu cara untuk mengatasinya adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan dengan menggunakan argumentasi ini , merupakan cara yang baik untuk menarik audiens, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi audience.

4.      Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens, selanjutnya adalah menentukan cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu Ide Pokok. Topik dan ide pokok merupakan 2 hal yang berbeda.Topik adalah subjek pesan yang lebih luas, sedangkan ide pokok adalah pernyataan tentang suatu topik, yang menjelaskan isi dan tujuan dari topik tersebut sehingga dapat diterima oleh audiens. Dalam suatu surat pendek atau memo, ide pokok mungkin jelas. Namun, dalam surat yang kompleks, menentukan ide pokok, hal-hal penting yang harus diperhatikan adalah:

a.       Teknik curah pendapat, yaitu memberikan keleluasaan pikiran untuk mencari berbagai kemungkinan menguji berbagai alternatif dengan mempertimbangkan tujuan, audiens, dan fakta yang ada. Beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :

·         Storyteller’s tour

·         Random list

·         CFR (Conclusions Findings Recommendation)

·         Journalist approach

·         Question and answer approach

b.      Pembatasan cakupan, yaitu ide pokok dari pesan-pesan selebihnya disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin-poin yang penting tidak sampai terabaikan. Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.

5.      Seleksi Saluran dan Media

Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan tertulis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi tersebut.

a.       Saluran komunikasi tertulis

Komunikasi lisan merupakan saluran yang paling banyak di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar, pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana, spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi dalam memberikan umpan balik (feed back).

b.      Saluran komunikasi tertulis

Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.

komunikasi bisnis

11.     Unsur-unsur dalam komunikasi bisnis?

Jawab:

1)    Sumber

Sumber adalah dasar yang digunakan dalam penyampaian pesan dan digunakan dalam rangka memperkuat pesan itu sendiri. Sumber dapat berupa orang, lembaga, buku, dokumen dan sejenisnya.

2)    Komunikator

Dalam komunikasi, setiap orang atau kelompok dapat menyampaikan pesan-pesan komunikasi itu sebagai suatu proses dimana komunikator dapat menjadi komunikan, sebaliknya komunikan dapat menjadi komunikator.

3)    Penampilan

Khusus dalam komunikasi tatap muka atau yang menggunakan media pandang dengan audio visual, seorang komunikator harus menyesuaikan diri dengan lingkungan dan komunikan.

4)    Penguasaan Masalah

Seseorang yang tampil atau ditampilkan sebagai komunikator haruslah betul-betul menguasai masalahnya.

5)    Penguasaan Bahasa

Komunikator harus menguasai bahasa dengan baik, bahasa ini dapat dimengerti oleh komunikan. Komunikator mutlak menguasai istilah-istilah umum yang digunakan oleh lingkungan tertentu atau khusus. Penguasaan bahasa akan sangat membantu menjelaskan pesan-pesan yang ingin kita sampaikan kepada audience itu. Keefektifan komunikasi tidak hanya ditentukan oleh kemampuan berkomunikasi tetapi juga oleh kemampuan diri si komunikator.

22.     Pola komunikasi bisnis?

Jawab:

Secara umum pola kumunikasi (patterns of communication) dibedakan menjadi 2 saluran (Purwanto,2006:40-45), yaitu:

a. Saluran Komunikasi Formal

Dalam struktur organisasi, garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu:

1.     Komunikasi dari atas ke bawah

Komunikasi dari atas ke bawah (top - down)merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupakan penyampaian pesan yang dapat berbentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya. Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai 5 tujuan pokok yaitu:

·        Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,

·        Memberikan informasi kenapa pekerjaan itu harus dilaksanakan,

·        Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,

·        Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,

·        Menyajikan informasi mengenai aspek ideologi dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujuan yang ingin dicapai.

2.     Komunikasi dari bawah ke atas

Atau disebut buttom-up communicatin berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

3.     Komunikasi Horizontal

Atau horizontal communication atau sering disebut komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi. Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau departemen yang memiliki kedudukan sejajar.

4.     Komunikasi Diagonal

Atau diagonal communication melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) organisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manager pemasaran dengan bagian pabrik, antara manager produksi dengan bagian promosi, antara manager produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya.

b. Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa mempedulikan jenjang hierarki, pangkat, dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan biasanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru di dengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron tv, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

33.     Pengaruh pemanfaatan teknologi informasi dalam pengambilan komunikasi bisnis?

Jawab:

Membuat keputusan adalah suatu proses memilih antara berbagai macam cara untuk melaksanakan pekerjaan. Semakin berpengalaman dalam pengambilan keputusan, semakin besar pula kepercayaan diri yang akan semakin berorientasi pula pada suatu tindakan. Jika seorang wirausaha mampu mengambil suatu keputusan dalam batas-batas waktu yang masuk akal, mungkin ia mampu mengambil suatu keputusan yang menguntungkan sehingga sewaktu-waktu muncul peluang-peluang bisnis.

Di sini seorang wirausaha harus cepat mengambil suatu keputusan agar dapat menggunakan kesempatan sebaik-baiknya. Wirausaha yang ingin maju dalam bisnisnya, harus dapat memutar akal dengan mengandalkan intuisi, ide-ide yang penuh kreatif dan inovatif. Mereka juga harus memandang persoalan dalam konteks yang lebih luas, sambil mengingat bahwa keputusan-keputusan utama akan mempunyai akibat-akibat jangka panjang atas operasi bisnisnya. Seorang wirausaha diharapkan lebih aktif dalam dan lebih kreatif, karena ia harus membuat keputusan (decision making) tanpa bantuan data-data kuantitatif (data berbentuk angka-angka) atau dukungan staf yang berpengalaman.

Dalam perusahaan besar, biasanya pembuatan dan pengambilan keputusan itu didasarkan atas dasar data-data dan dokumentasi perusahaan yang terdapat dalam survei, laporan usaha, dan sebagainya. Informasi ini biasanya telah dihimpun dengan cara yang sudah ditentukan, sesuai dengan teknik-teknik pemecahan masalah.

Hal yang perlu di perhatikan saat membuat keputusan :

1.     Terlebih dahulu, tentukan fakta-fakta dari persoalan yang sudah dikenal.

2.     Identifikasi, bidang manakah dari persoalan-persoalan yang tidak berdasarkan fakta-fakta. Di bidang yang dikenal inilah, seorang Wirausaha harus menggunakan logika, penalaran, dan institusinya untuk membuat keputusan.

3.     Keberanian dan antusiasme sangat diperlukan dalam menerapkan sebuah keputusan

4.     Bersedia untuk mengambil tindakan agresif dalam menerapkan sebuah keputusan.

5.     Ambillah risiko yang sedang-sedang saja jika terdapat ketidakpastian yang besar

6.     Dalam keadaan tertentu, mungkin lebih baik untuk meneruskan sesuatu yang telah berhasil pada masa lampau.

7.     Jauhilah keputusan-keputusan yang akan mengubah secara drastis susunan organisasi yang sekarang.

8.     Keputusan perlu diuji cobakan dahulu.

44.     Peranan dalam komunikasi bisnis?

Jawab:

a. Sebagai alat untuk menciptakan kesamaan pengertian.

b. Sebagai alat untuk menggerakkan perbuatan atau reaksi pesan (komunikator).

55.     Pemanfaatan teknologi informasi dalam komunikasi bisnis?

Jawab:

Bagi dunia bisnis, jejaring telekomunikasi awalnya digunakan seperti halnya jejaring listrik, distribusi air, dan jejaring utilitas lain. Apa yang dulunya merupakan biaya untuk menjalankan bisnis, sekarang menjadi sumber keuntungan kompetitif. Layanan TIK sekarang digunakan oleh semua sektor ekonomik, mulai dari pertambangan dan pertanian sampai layanan finansial, manufaktur dan kepariwisataan. Jejaring privat ini hadir di semua industri global, di mana perusahaan multinasional menjadi perusahaan jejaring. Para pengguna bisnis berskala besar memiliki kebutuhan akan sistem yangcost-effective, leluasa, aman, automated, terpadu dan terandalkan. Jika para penyedia layanan lokal tidak dapat memenuhi kebutuhan ini, dengan biaya yang masuk akal, perusahaan-perusahaan besar memiliki pilihan untuk mengembangkan sendiri jejaring privat.

Perusahaan multinasional telah dapat mengkoordinasikan produksi dan marketing dengan sistem komunikasi berbasis satelit dengan kapabilitas video-conferencing, untuk tujuan mengkoordinasikan pengembangan produk dan disain manufaktur. Perusahaan-perusahaan kecil lebih terbatas kemampuannya untuk mengembangkan jejaring TIK sendiri ataupun untuk menyewa, karena besarnya biaya. Ini menjadi pilihan yang ekonomik hanya jika organisasi tersebut cukup besar untuk menimbulkan cukup trafik untuk menghasilkan penghematan. Oleh karena ini, perusahaan-perusahaan global merupakan pihak-pihak yang pertama yang mengadopsi TIK baru. Sektor-sektor yang sangat bergantung pada TIK mencakup, antara lain perusahaan-perusahaan layanan finansial.

Pada ruang lingkup yang lebih luas, sebagai contoh pada lingkungan bisnis, kehadiran teknologi informasi mulai disadari dapat menghadirkan berbagai solusi yang dapat membantu proses bisnis yang ada. Departemen TI pada sebuah perusahaan mulai dibangun dan secara konstan diminta untuk mengembangkan suatu layanan, mengembangkan suatu sistem, dan mengoptimalkan efesiensi bisnis berbasis teknologi informasi.